VASTE (ON)KOSTEN VERGOEDING

ONDERBOUWD MET  Schuthof IMC  onkostenvergoeding.nl

 

Als werkgever heeft u de mogelijkheid uw werknemers een belastingvrije vaste onkostenvergoeding te verstrekken.
U als werkgever moet de aard en de omvang van de kosten die de werknemers hieruit geacht worden te dekken wel kunnen specificeren en onderbouwen.
Deze specificatie en onderbouwing is wettelijk verplicht en dient bij de loonadministratie te worden bewaard.
 

De belastingdienst controleert achteraf over een periode van verschillende jaren uw loonadministratie. Daarbij wordt van u een onderbouwing voor de eventueel aan uw werknemers verstrekte onkostenvergoedingen verwacht. Ook al is die aanwezig dan kan de belastingdienst evengoed als voorwaarde stellen dat een steekproefsgewijs onderzoek moet plaatsvinden naar de huidige feitelijke kosten die uit de kostenvergoedingen gedragen moeten worden.
 

Een steekproef ter onderbouwing van de kostenvergoedingen zal in het algemeen een periode van drie tot zes maanden moeten omvatten en in feite, los van expliciete eisen van de belastingdienst, periodiek moeten worden herhaald.
 

Met name in grotere ondernemingen zal het uitvoeren van een project van omvangrijke deelwaarnemingen een ongewenst beslag op de tijd van de werknemers leggen. Daarbij komt nog eens de ervaring dat maar weinig deelwaarnemingen het maximale resultaat brengen. Het resultaat van de deelwaarneming is in sterke mate afhankelijk van de wijze waarop de deelwaarneming facilitair ondersteund wordt en de wijze waarop de deelnemers aan het onderzoek actief gecoacht worden en met hun vragen terecht kunnen bij een deskundige.
 

Schuthof IMC is in staat het  steekproefsgewijs onderzoek uit te voeren. Denk hierbij aan:
 

  • het verzorgen van het projectmanagement:
    waaronder het voorbereiden van het steekproefsgewijze onderzoek, het selecteren van de deelnemers en het verzorgen van instructies en support; het aanleveren van rapportages met toelichting.

  • het verzorgen van de technische infrastructuur:
    die de werknemers in staat stelt per e-mail of via internet bestedingsrapporten aan te leveren.

  • het beheren van de database die gevuld wordt met deze gegevens; het verzorgen van de rapportages vanuit deze database.

  • het coachen van de deelnemers;
    door het beschikbaar stellen van elementaire informatie ten aanzien van de toegestane besteding van de vergoedingen; het beantwoorden van vragen van de deelnemers; het op basis van gerichte selectie aanvullend coachen.

  • het uitoefenen van controle op de verantwoorde kosten;
    waarmee de kwaliteit van de verkregen database op zodanig niveau gewaarborgd is dat deze aan de eisen van de belastingdienst voldoet.

  • het beschikbaar stellen van gespecialiseerde fiscaal juridische kennis;
    indien uw organisatie niet de beschikking heeft over een intern fiscalist die circa een halve dag per week kan besteden aan het onderzoek heeft Schuthof IMC een fiscaal jurist ter beschikking die aan het projectteam toegevoegd wordt en desgewenst het gehele traject inclusief de afhandeling met de belastingdienst voor u kan verzorgen.

Het is slechts een beperkte opsomming van de mogelijkheden. Elk onderzoek zal maatwerk zijn. De wijze waarop het project zal worden uitgevoerd en rol die hierin door Schuthof IMC vervuld kan worden stemmen wij graag met u af. Belt u ons voor een vrijblijvende afspraak op telefoonnummer 0318 469885 of stuur een email met uw gegevens wij nemen spoedig contact met u op.

 

Jurisprudentie